5 Kelebihan Menggunakan Inventory Management System untuk Proses Produksi

Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi barang atau jasa, wajib memiliki inventory management yang baik.

Itulah tujuan adanya inventory management system. Bukan saja sebagai pelengkap proses produksi, namun juga demi meningkatkan efisiensi alur produksi yang ada, sehingga perusahaan bisa meminimalisir risiko kerusakan barang serta pembengkakan biaya akibat penyimpanan.

Inventory management sendiri adalah sebuah proses pengelolaan barang stok atau manajemen inventaris. Meliputi dari pencarian, penyimpanan, serta menjual persediaan yang dimiliki. Karena merupakan pengelolaan, artinya semua proses akan dioptimalkan di setiap fasenya.

Mengenal Inventory Management System

Inventory management adalah suatu proses pengelolaan dan pengontrolan atas persediaan barang yang nantinya akan didistribusikan oleh bisnis yang Anda miliki pada konsumen, baik itu konsumen akhir atau konsumen jenis lainnya.

Proses inventory management juga mencakup pencatatan dan administrasi stok barang.

Pada era sekarang ini, proses inventory management system sudah banyak dimudahkan dengan keterlibatan teknologi yang modern. Mulai dari sistem informasi yang sudah terintegrasi, hingga fasilitas perangkat canggih yang bisa menunjang proses inventory management system ini.

5 Kelebihan Penggunaan Inventory Management System

Persediaan merupakan elemen yang sangat penting dalam bisnis. Bagi bisnis ritel dan manufaktur, persediaan ibarat nyawa dari perusahaan karena sangat menentukan jumlah pendapatan dan biaya yang akan berdampak langsung pada laba/rugi usaha.

Selain itu bagi bisnis jasa, persediaan biasanya ada dalam bentuk perlengkapan yang digunakan untuk mendukung perusahaan memberikan jasa kepada pelanggan.

Bicara mengenai persediaan, penting bagi sebuah bisnis untuk menerapkan manajemen persediaan yang baik. Hal ini dapat dilakukan dengan bantuan aplikasi/software.

Berikut ini 5 manfaat aplikasi inventory management atau inventory management system untuk membantu perusahaan dalam melakukan manajemen persediaan.

1. Meringankan Kerja & Meminimalisir Human Error

Aplikasi yang digunakan untuk inventory management akan membantu kerja manusia dalam banyak hal. Diantaranya adalah, aplikasi membantu kita mencatat dan menyimpan data persediaan.

Jadi, kita tidak perlu lagi capek-capek mengingat-ingat barang apa saja yang dibeli, barang apa yang terjual, yang diberi diskon, dan yang rusak, karena semuanya telah dicatat dan tersimpan dengan rapi dalam aplikasi tersebut.

Apalagi saat ini rata-rata aplikasi sudah menerapkan metode penyimpanan cloud storage dan memiliki beberapa back-up di tempat terpisah sehingga meminimalisir kerugian akibat kehilangan data keuangan penting dalam usaha anda.

Hal ini jelas sangat membantu dibandingkan dengan pencatatan persediaan melalui buku karena bisa saja buku yang kita gunakan untuk mencatat hilang atau rusak dan mengakibatkan kita kehilangan data penting dalam bisnis kita.

Selain itu, aplikasi juga dapat meminimalisir human error yang mungkin terjadi selama proses manajemen persediaan.

Contohnya saja terkait pencatatan persediaan. Aplikasi biasanya memiliki required field yang harus diisi untuk meminimalisir kelalaian manusia.

Field ini biasanya mengandung informasi penting yang harus dicatat seperti tanggal, jenis barang, dan harga barang. Jika required field tersebut belum diisi, maka transaksi tidak dapat di-save.

2. Memantau Pergerakan Persediaan

Aplikasi biasanya memberikan mobilitas yang tinggi bagi penggunanya. Anda sekarang tak perlu lagi menelepon karyawan anda atau meminta karyawan anda mengirimkan email mengenai informasi persediaan bisnis anda.

Sebaliknya, anda dapat terus memantau pergerakan persediaan secara real-time meski anda sedang berada di tempat yang jauh.

3. Membantu Rekonsiliasi Stok Persediaan

Data persediaan yang sudah anda catat tentunya dapat dijadikan pembanding jika di suatu waktu anda ingin melakukan rekonsiliasi stok persediaan/stok opname. Hal ini dapat memudahkan dan mempercepat proses rekonsiliasi stok persediaan

4. Mencegah Kekurangan & Kelebihan Persediaan

Kuantitas persediaan yang tersimpan dalam stok/gudang kita tidak boleh terlalu banyak/sedikit. Dengan kata lain jumlahnya harus pas agar tidak terlalu memenuhi gudang, disisi lain jumlahnya juga harus tetap mencukupi untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Pertanyaannya, bagaimana cara kita mengetahui jumlah persediaan yang pas bagi usaha kita? Jawabannya terletak pada hasil pencatatan persediaan yang telah anda lakukan selama beberapa waktu.

Ya, pencatatan persediaan yang telah anda lakukan beberapa minggu, bulan, atau bahkan tahun akan menggambarkan pola-pola mengenai persediaan itu sendiri.

Anda bisa mempelajari mana persediaan yang cepat habis (fast moving), mana yang memberikan keuntungan/margin terbesar, dan pola-pola persediaan lainnya.

Berdasarkan pola-pola tersebut, anda dapat menentukan berapa jumlah safety stock untuk masing-masing persediaan, kapan saat yang tepat untuk membeli persediaan, dan berapa kuantitas barang dalam sekali pembelian.

Hal ini tentunya dapat mengatasi permasalahan kuantitas persediaan sehingga anda bisa memiliki jumlah persediaan yang pas. Selain itu, anda juga dapat menghemat biaya yang anda keluarkan untuk pembelian persediaan.

5. Menghasilkan Laporan Untuk Stakeholder

Satu hal lagi yang tak boleh luput adalah, aplikasi membantu anda menyediakan laporan persediaan yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan stakeholder (pemangku kepentingan).

Biasanya aplikasi hanya menuntut anda untuk secara disiplin mencatat segala transaksi yang berkaitan dengan persediaan. Selanjutnya, aplikasi akan membantu mengolah catatan tersebut menjadi sebuah laporan yang berisi informasi ringkas mengenai arus persediaan dan saldo persediaan anda terkini.

Bagaimana Sistem Ini Berjalan secara Praktis?

Inventory management juga merupakan sebuah sistem terpadu yang bersifat memudahkan semua kegiatan di dalamnya. Beberapa kegiatan utama, seperti manajemen stok, kemudian procurement, kemudian pemindaian barcode, relasi dengan supplier, pelacakan pengiriman, hingga pada tahap akhir di laporan inventarisasi dan monitoring gudang, semua masuk di dalamnya.

Sederhananya, sistem akan berjalan seperti ini:

• • Pertama, perencanaan pemesanan bahan baku yang diperlukan akan dilakukan, berdasarkan analisis, prediksi, pesanan, atau jumlah ideal yang biasa dipesan.
• • Selanjutnya saat bahan baku datang, semua tercatat dan dipastikan tak ada yang kurang, baik dari segi jumlah atau dari kualitas bahan baku yang diperlukan.
• • Proses kemudian berlanjut pada tahap penyimpanan sebelum digunakan dalam proses produksi secara langsung. Penyimpanan ini diperlukan ketika masih ada antrian produksi, penundaan produksi, atau hal lain.
• • Produksi dilakukan sesuai prosedur, dilanjutkan dengan quality control agar produk output bisa sesuai standar.
• • Selanjutnya, produk dikemas, didata jumlahnya, dan dikirimkan sesuai dengan alamat dan pesanan klien atau konsumen.
• • Pengiriman ini juga akan terlacak dengan baik pada sistem yang digunakan, terkait jadwal keberangkatan, posisi terkini, hingga prediksi barang sampai.
• • Laporan akan dibuat berdasarkan setiap proses yang dijalankan, untuk mengetahui berapa produk masuk, berapa produk sisa, berapa produk dikirim, berapa produk diterima, dan berapa produk diretur.

5 Metode yang Biasa Digunakan pada Perusahaan

Proses inventory management ini sendiri dibagi ke dalam lima metode berbeda. Pemilihan metode akan disesuaikan dengan kebutuhan dan work flow proses produksi, sehingga bisa dipilih mana yang paling sesuai dan memenuhi kebutuhan perusahaan.

1. Safety Stock Inventory

Metode pertama disebut dengan safety stock inventory, dilakukan dengan cara pemesanan bahan baku yang diperlukan dalam jumlah lebih banyak dari pesanan yang muncul dari pasar. Tujuannya sederhana, untuk mencegah adanya kekurangan ketika permintaan mengalami lonjakan.

Metode ini awam digunakan pada segmen produk yang dinamika permintaanya tinggi, atau perusahaan yang merasa prediksi dan analisa permintaan masih belum ideal.

2. First In, First Out dan Last In, First Out

Metode ini dilakukan guna menentukan dengan pasti biaya penyimpanan yang diperlukan dalam rangka menjaga barang dalam kondisi baik. Biasa dikenal dengan istilah FIFO dan LIFO.

Pada model FIFO sendiri barang yang lebih lama di dalam gudang akan dijual terlebih dahulu sehingga stok yang dimiliki selalu barang baru. Pada model LIFO, barang yang baru justru didahulukan untuk proses penjualan, sehingga apa yang diterima konsumen atau klien merupakan barang baru yang kualitasnya terjaga.

3. Just-In-Time

Dikenal juga dengan sebutan metode JIT, adalah metode yang mengatur pemesanan bahan baku dari rekanan atau supplier yang sudah ditentukan sebelumnya, dan disesuaikan dengan jadwal produksi perusahaan.

Metode ini bertujuan untuk mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kerusakan bahan baku atau barang jadi, jika ada gangguan dalam proses produksi atau penundaan pengiriman karena berbagai alasan.

4. Minimum Order Quantity

Metode keempat adalah minimum order quantity. Metode ini menekankan pada jumlah minimal yang akan dijual oleh supplier pada perusahaan dalam melakukan pemesanan bahan baku untuk kepentingan produksi.

Jika jumlah barang yang akan dipesan tidak melewati batas minimal, maka supplier tak akan menjual bahan baku pada perusahaan yang dimaksud.

5.Economic Order Quantity

Disingkat sebagai metode EOQ, metode ini menggunakan formula tertentu untuk menemukan jumlah pembelian ideal yang harus dilakukan. Pertimbangannya adalah total biaya produksi, tingkat permintaan, prediksi fluktuasi pasar, tren, dan sebagainya.

Tujuannya untuk memastikan perusahaan dapat memproduksi barang dengan jumlah paling mendekati permintaan pasar, tanpa mengalami kekurangan atau kelebihan produksi.

Pada dasarnya inventory management dilakukan untuk mengoptimalkan proses produksi yang dilakukan perusahaan, sekaligus proses penyimpanannya. Jika diterapkan dengan tepat dan cermat, maka perusahaan bisa mendapatkan keuntungan maksimal dan risiko yang rendah.

inventory Management System Mekari Jurnal, Siap Membantu Inventory Management Perusahaan Anda

Menjadi salah satu penyedia layanan ERP terbaik di Indonesia, Mekari Jurnal juga memiliki fitur inventory management system yang bisa Anda maksimalkan. Fitur ini akan terintegrasi dengan fitur lain yang diperlukan, sehingga semua proses dipastikan akan berjalan efektif, efisien, optimal, dan praktis.

Kelebihan Mekari Jurnal

Salah satu fitur Jurnal yang sudah banyak peminatnya adalah fitur inventory management system. Anda dapat mengontrol segala bentuk pencatatan transaksi atau laporan keuangan dengan lengkap, terjamin aman dan mudah dilihat secara real time. Mari simak keunggulan fitur akunting Jurnal berikut, yuk!

1. Dashboard Sederhana

Tanpa pencatatan yang berbelit dan rumit, fitur akunting pada inventory management system Jurnal menawarkan antarmuka yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemula. Catatan informasi usaha Anda tersimpan di dalam aplikasi Jurnal dengan periode waktu yang digunakan adalah hitungan hari, bulan, dan tahun tersedia dalam bentuk laporan keuangan yang mudah dibaca dan real-time. Sehingga, membuat laporan akhir keuangan dengan aplikasi akunting Jurnal akan semakin mudah hanya beberapa klik saja.

2. Real-time

Sistem POS seperti inventory management system Jurnal.id mampu memberi Anda data real-time sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis yang cepat dan cerdas untuk membantu meningkatkan penjualan dan keuntungan. Semua data transaksi yang ada akan tersimpan dan terus terupdate secara real-time setiap harinya.

3. Tanpa Instalasi terpisah atau tanpa memakai aplikasi pihak ketiga

Fitur akunting pada inventory management system Jurnal terhubung langsung dengan Back Office. Sehingga tidak perlu install aplikasi secara terpisah. Bekerja dengan internal divisi finance, accounting maupun departemen lain di perusahaan menjadi lebih mudah dan praktis, karena sistem yang terintegrasi.

Manajemen akuntansi dari inventory management system Jurnal terintegrasi dengan aplikasi POS secara langsung. Jadi tunggu apalagi, ayo berlangganan inventory management system Jurnal sekarang juga! Klik di sini untuk coba GRATIS 14 hari Jurnal Apps.