Setiap divisi dalam setiap perusahaan memiliki perannya masing-masing, tak terkecuali pada divisi HR (Human Resource). Divisi ini merupakan pendukung perusahaan dalam mencari dan menyediakan calon kandidat terbaik yang bisa berkontribusi dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Mengingat banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh HR, mulai dari proses perekrutan hingga pengembangan karyawan, sebaiknya Anda mempertimbangkan penggunaan HRIS (Human Resource Information System).
Mengenal Software HRIS
HRIS atau juga dikenal dengan nama HRMS (Human Resource Management Software), merupakan sebuah perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan yang berhubungan dengan SDM di dalam perusahaan. Pengelolaan dilakukan melalui sistem yang tersentralisasi, termasuk proses rekrutmen karyawan, evaluasi kinerja, hingga penggajian.
HRIS ini menjadi salah satu modul di dalam sistem ERP perusahaan, sehingga bisa diintegrasikan dengan berbagai modul lain pada sistem tersebut yang sekiranya dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan adanya HRIS, maka manajer HRD pun akan lebih mudah untuk melacak informasi terkait karyawan dan membatasi informasi mana saja yang hanya boleh diakses manajemen.
Fitur yang Harus Ada di Software HRIS Berbasis Cloud
- Centralized Storage
Database tersentralisasi dapat secara otomatis mengumpulkan, menyimpan dan menampilkan informasi up-to-date dan konsisten terkait seluruh karyawan Anda, kebijakan perusahaan, SOP perusahaan, dan lain sebagainya.
Tim HR akhirnya dapat waktu lebih banyak untuk mengalokasikan pikirannya ke hal yang lebih strategis, daripada hanya mengurus task redundant.
- Employee Onboarding
Proses orientasi karyawan (onboarding) yang user-friendly akan membuat karyawan baru senang, titik. Biasanya, karyawan baru sering melupakan pengisian dokumentasi penting. Dengan fitur ini, tim HR tidak perlu “mengejar” karyawan baru tersebut. Hal ini dikarenakan sistem akan mengirimkan notifikasi secara otomatis kepada karyawan baru yang bersangkutan. Dan masih banyak lagi keuntungan lainnya.
- Talent Management
Karyawan adalah sumber daya yang paling berharga dalam sebuah perusahaan manapun. Namun, proses talent management, seperti attracting, recruiting, engaging, developing, dan retaining karyawan adalah proses yang sangat panjang dan rumit. Selain itu, biaya turnover karyawan juga mahal.
Fitur talent management HRIS yang ideal akan membantu karyawan Anda melewati setiap fase pekerjaan mereka, mulai dari perekrutan, pelatihan, pengembangan, dan retensi.
- Performance Management
Fitur performance management (biasa juga disebut dengan performance review atau performance appraisal) akan melacak kinerja karyawan secara konsisten dan terukur. Hal ini memungkinkan perusahaan Anda untuk memastikan bahwa karyawan dan departemen di seluruh organisasi bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan strategis bisnis.
Dengan fitur ini, tim HR bisa menghemat waktu karena sudah tidak perlu melakukan penilaian secara manual. Dengan begitu, tim HR dapat lebih mengalokasikan tambahan waktunya ke proses yang lebih value, seperti pembinaan, support, dan pelatihan karyawan.
Keuntungan Menggunakan HRIS
HRIS merupakan sebuah software HRIS yang dapat membantu para HRD untuk meningkatkan produktivitas mereka dalam bekerja. Lalu pertanyaannya, mengapa perusahaan Anda membutuhkan HRIS? Apa saja keuntungan dan manfaat HRIS bagi perusahaan?
- Meningkatkan Produktivitas HR
Salah satu manfaat HRIS yang paling utama adalah meningkatkan produktivitas HR secara keseluruhan. HRIS dirancang untuk mempercepat berbagai macam proses administrasi dan pekerjaan HR.
Misalnya, HRIS membantu untuk menyederhanakan proses pengumpulan CV dan pemeriksaan informasi kandidat dalam proses perekrutan. Selain itu, HRIS juga dapat digunakan untuk peningkatan produktivitas manajemen keuangan seperti payroll system.
HRIS dapat mempersingkat dan mempermudah semua proses dan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut sehingga tak lagi memakan banyak waktu dan tenaga.
- Mengurangi Kesalahan
Banyak kepentingan HR yang berkaitan dengan regulasi pemerintah, sehingga kesalahan kecil sekalipun dapat mengakibatkan masalah hukum dan bahkan kerugian finansial bagi perusahaan.
Agar masalah atau kesalahan tidak terjadi, gunakan HRIS sebagai pedoman untuk dapat menghindari jenis masalah atau error tersebut. Pasalnya hampir semua administrasi HR dapat dilakukan oleh sistem pada HRIS.
- Mengawasi Jalannya Perusahaan
Bersambung dari manfaat sebelumnya, Anda bisa memanfaatkan fungsi HRIS yang dilengkapi dengan program yang dirancang untuk mengawasi proses operasi perusahaan agar sesuai dengan peraturan tertentu. HRIS akan memastikan perusahaan Anda mematuhi UU yang berlaku sehingga mampu menjaga reputasi perusahaan.
- Menganalisa Performa
Alasan lain mengapa perusahaan Anda harus menggunakan HRIS adalah karena kemampuannya untuk menganalisa performa dan metrik yang berkaitan dengan banyak aspek pendukung pengambilan keputusan.
Misalnya saja, HR bertanggung jawab untuk menganalisa biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk proses perekrutan atau perhitungan tingkat turnover perusahaan.
Hasil perhitungan ini kemudian dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis yang penting serta pengembangan strategi untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menggunakan HRIS, divisi HR dapat mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam waktu singkat untuk selanjutnya dianalisis.
Penerapan Software HRIS pada Perusahaan
Penerapan software HRIS mencakup semua pekerjaan HRD mulai dari absensi, data karyawan, penggajian, hingga talent management.
Semua pekerjaan yang semula dikerjakan dan diinput manual menggunakan excell, sekarang diproses secara otomatis oleh software HRIS. Apa saja dan bagaimana cara penerapan nya? Berikut ulasan kami tentang penerapan software HRIS pada perusahaan
- Manajemen Absensi & Kehadiran
Data kehadiran karyawan adalah hal yang penting bagi perusahaan karena jumlah mempengaruhi jumlah gaji yang harus dibayarkan untuk karyawan yang bersangkutan. Selain itu kehadiran juga merupakan indikator kinerja dan kedisiplinan karyawan.
Jika dulu perusahan menggunakan kertas/buku/kartu untuk mendata kehadiran karyawan, sekarang perusahaan hanya perlu menarik data kehadiran menggunakan aplikasi dari mesin absensi seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID). Tidak perlu lagi input manual satu per satu.
Penggunaan aplikasi absensi online terutama yang berbasis web sangat memudahkan proses pengumpulan data karena database-nya terpusat.
Untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang, departemen HR pusat harus mengontak HR Cabang satu per satu saat ingin mengolah laporan karyawan secara nasional.
Manajemen absensi dan kehadiran ini akan menghemat biaya penggunaan buku/kertas/kartu yang biasa diperlukan untuk absensi karyawan.
- Cuti dan Izin
Pengajuan dan persetujuan cuti atau izin bisa diproses secara mudah melalui aplikasi. Karyawan bisa secara langsung mengajukan cuti atau izin tanpa harus meminta dan mengisi formulir fisik terlebih dahulu yang akan memakan waktu.
Departemen HR juga tidak perlu menginput data cuti dan izin dari formulir ke program komputer. Jika perusahaan memiliki banyak karyawan, staff HR yang bertanggung jawab atas cuti harus lembur hanya untuk meng-input data cuti.
Atasan karyawan tidak perlu ada di kantor untuk memberikan persetujuan cuti dan izin, karena proses ini dapat dilakukan melalui aplikasi selama terhubung dengan jaringan internet.
Begitu juga dengan karyawan yang ingin mengajukan cuti dan izin. Dalam keadaan tertentu, karyawan tidak dapat ke kantor untuk mengisi form cuti dan izin. Dengan menggunakan software HRIS online, karyawan yang bersangkutan dapat mengajukan cuti atau izin melalui smartphone atau tablet-nya.
- Multi Shift
Terkadang perusahaan memiliki shift yang berbeda untuk karyawannya. Bagian security, IT Support dan karyawan back office bisa saja memiliki shift kerja yang berbeda.
Aplikasi software HRIS yang bagus pasti dapat mengakomodir situasi ini, sehingga staf HRD tidak perlu mendata kehadiran karyawan secara manual. Jika perusahaan Anda menggunakan multi shift, dengan menerapkan software HRIS, Anda bisa membuat jadwal shift pada aplikasi.
Setelah selesai dibuat, jadwal shift akan terlihat langsung oleh karyawan. Dengan adanya informasi tersebut karyawan yang bersangkutan dapat lebih nyaman mengatur waktu. Perusahaan dapat menentukan jam kerja berdasarkan hari, jam masuk dan pulang, kapan dimulainya jam istirahat dan durasi jam istirahat tersebut.
Tidak ada batasan jumlah untuk shift yang dibuat. Waktu kerja dalam shift akan tersinkronisasi dengan skema lembur (overtime scheme) dan absensi.
- Skema Lembur
Jika biasanya Anda menginput karyawan yang lembur manual ke excell, dengan menerapkan software HRIS, karyawan dapat mengajukan lembur langsung melalui aplikasi secara online. Keseluruhan data ini kemudian bisa Anda gunakan untuk berbagai keperluan, termasuk penggajian.
Perusahaan akan menghemat waktu menghitung biaya lembur karyawan, dan mengurangi human error.
- Penggajian, BPJS & PPh 21
Aplikasi software HRIS memiliki berbagai fitur yang akan mempercepat dan memudahkan pekerjaan yang berhubungan dengan penggajian pegawai.
Laporan detail gaji seluruh pegawai dapat diunduh sesuai periode tertentu dan tersedia template import rekap gaji yang dapat digunakan sebagai acuan dalam pembayaran gaji melalui beberapa aplikasi keuangan perbankan.
Selain itu, BPJS dan PPh 21 gaji pegawai dihitung dengan menggunakan metode perhitungan sesuai peraturan perpajakan yang berlaku serta tersedia template untuk import ke aplikasi e-SPT PPh 21.
Gaji yang diterima karyawan setiap bulan dipengaruhi oleh kehadiran, lembur, jabatan, peraturan mengenai bonus dan tunjangan, peraturan BPJS dan PPh 21. Dengan menggunakan software HRIS, perhitungan gaji akan lebih cepat, mudah dan akurat.
- Talent Management
Yang terakhir adalah talent management. Setiap perusahaan selalu membutuhkan tenaga kerja untuk posisi tertentu. Department HR akan terbantu dengan adanya Talent Management karena mereka bisa memantau ringkasan penting untuk mengetahui kinerja karyawan, melihat kelebihan karyawan, menemukan karyawan yang potensial untuk mengisi jabatan tertentu, dan melakukan manajemen KPI.
Anda bisa bayangkan akan menjadi seberapa mudah pekerjaan HRD jika bisa mengurus berbagai macam administrasi seperti absensi, izin, cuti, lembur, shift, talent management hingga payroll dengan menggunakan satu aplikasi saja.
Kesimpulan
Software HRIS meningkatkan produktivitas perusahaan, mengurangi kesalahan yang terjadi karena human error, mengawasi jalannya perusahaan dan membantu analisa performa karyawan.
Tidak hanya untuk korporasi, kini Anda pun dapat menggunakan software HRIS yang memiliki fitur lengkap dengan harga yang cukup ekonomis. Mekari Talenta sangat cocok untuk semua kalangan mulai dari UKM, Startup hingga perusahaan besar.
Mekari Talenta adalah salah satu merk software HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Sistem Mekari Talenta sudah teruji dan benar-benar siap dipakai. Tidak percaya? Silahkan buktikan dengan mencoba Mekari Talenta selama 14 hari secara gratis!
Beri Komentar (menggunakan Facebook)